Откуда берётся прокрастинация при переходе на цифровые документы?
Все знают, что ПЭП упрощает документооборот, ускоряет согласование и снижает затраты. Однако на практике сотрудники часто тянут с переходом, предпочитая по-старому подписывать бумаги вручную.
- «Я потом разберусь»
- «Это, наверное, сложно»
- «А вдруг я что-то сделаю не так?»
Прокрастинация затягивает процесс внедрения ПЭП, создаёт хаос в документообороте и приводит к тому, что в компании одновременно используют и цифровые, и бумажные подписи.
Как ускорить переход и сделать так, чтобы сотрудники не откладывали освоение ПЭП на потом?
Пять причин, почему сотрудники откладывают ПЭП (и как это исправить)
1. «Я не знаю, как это работает»
📌 Проблема: Сотрудники боятся, что освоение ПЭП потребует много времени.
📌 Решение: Сделать процесс понятным с первых шагов.
✔ Краткие инструкции вместо длинных регламентов.
✔ Видео-демонстрации вместо сложных текстов.
✔ Поддержка и помощь на старте.
В сервисах вроде «Форма» процесс максимально интуитивен, а интерфейс понятен даже тем, кто не дружит с технологиями.
2. «Мне и так хватает работы»
📌 Проблема: Люди воспринимают ПЭП как дополнительную нагрузку, а не инструмент экономии времени.
📌 Решение: Показать выгоду.
✅ Подписание в пару кликов вместо поездок в офис.
✅ Автоматическое заполнение данных вместо ручного ввода.
✅ Быстрый поиск документов вместо бесконечного листания папок.
Когда сотрудники на практике видят, что ПЭП ускоряет работу, они начинают пользоваться им охотнее.
3. «Я боюсь сделать ошибку»
📌 Проблема: Новые технологии пугают — вдруг что-то не так подпишется или документ потеряется?
📌 Решение: Объяснить, что ПЭП безопаснее бумажных документов.
✔ Электронные подписи защищены от подделок.
✔ Документы нельзя случайно потерять или испортить.
✔ Всё хранится в едином архиве и доступно в любой момент.
Когда сотрудники чувствуют себя уверенно, страх перед новыми технологиями уходит.
4. «А если клиенты/партнёры откажутся подписывать?»
📌 Проблема: Боязнь, что контрагенты не примут цифровую подпись.
📌 Решение: Разъяснить, что ПЭП уже стала нормой.
✔ Электронная подпись юридически значима и признаётся законодательством.
✔ Многие компании уже используют ПЭП, и процесс становится стандартом.
✔ Современные сервисы позволяют подписывать документы даже без регистрации.
Когда сотрудники понимают, что ПЭП — это удобно не только им, но и партнёрам, сопротивление снижается.
5. «Мне никто не объяснил, зачем это нужно»
📌 Проблема: Без чёткой мотивации люди не видят смысла менять привычные процессы.
📌 Решение: Донести понятные аргументы.
🔹 С ПЭП ничего не теряется, а в бумагах — легко.
🔹 Электронный документооборот сокращает количество рутинных задач.
🔹 Использование ПЭП экономит время, а не создаёт дополнительную работу.
Если объяснить простым языком, зачем нужна ПЭП, сотрудники быстрее начнут им пользоваться.
Вывод
- Чем дольше откладывать ПЭП, тем сложнее будет переход.
- Главное — обучить, показать выгоду и убрать страхи.
- Простота и удобство сервиса делают внедрение естественным.
Когда сотрудники понимают, что ПЭП облегчает их работу, а не усложняет её, они перестают откладывать освоение цифровых технологий.
