Время от времени организации сталкиваются с необходимостью перехода от бумажных документов к цифровым решениям, таким как ПЭП. Однако часто возникает сопротивление: сотрудники и даже руководители по старинке полагаются на бумажные носители. Почему же отказ от привычных документов вызывает такое беспокойство и как с этим бороться?
Почему бумажные документы кажутся более надежными?
Для многих людей бумажный документ — это не просто кусок бумаги с печатью и подписью, это своего рода гарантия надежности и официальности. Печать, подпись и физическая форма документа воспринимаются как основа доверия.
Основные причины, почему бумажные документы воспринимаются как более надежные:
- Физическая природа документа создает ощущение, что его невозможно подделать или потерять.
- Многие привыкли к бумажному документообороту и считают его проверенным временем методом.
- Юридическая значимость бумажных документов давно закреплена в законодательстве. А в некоторых странах всё ещё существует неуверенность в правовой значимости цифровых подписей.
Переход на электронные документы не только не снижает надежности, но и открывает новые возможности для повышения безопасности и удобства.
Как ПЭП решает проблемы надежности и безопасности?
1. Юридическая значимость ПЭП
В некоторых компаниях опасаются, что цифровая подпись не имеет такой же юридической силы, как обычная. Однако это далеко не так. С Правом на электронную подпись и развитой правовой базой для цифровых документов ПЭП вполне законна и обладает такой же юридической силой, как и бумажный документ, подписанный лично.
2. Повышенная безопасность
Когда речь идет о безопасности, электронные документы обладают несколькими преимуществами. Во-первых, они не могут быть случайно уничтожены или повреждены, как бумажные. Во-вторых, цифровые подписи обеспечивают аутентификацию и целостность документа. Например, «Форма» использует передовые технологии защиты для обеспечения целостности и безопасности документов.
Кроме того, хранение документов в электронном виде значительно снижает риски их утраты, ведь они всегда будут доступны в базе данных, защищенной паролем.
3. Удобство использования и доступность
Бумажный документооборот создает кучу неудобств: необходимо хранить папки, папки занимают место, приходится ездить за подписями, а документы часто теряются или повреждаются. Электронные документы решают эти проблемы: они всегда под рукой, доступны с любого устройства и мгновенно подписываются. Системы, такие как «Форма», обеспечивают удобное использование и простоту работы с электронными документами, делая переход на ПЭП максимально бесшовным.
4. Возможность автоматизации
Цифровые документы позволяют автоматизировать рутинные процессы. В отличие от бумажных форм, ПЭП и автоматизированные системы могут заполнять поля документа автоматически, проверять их на ошибки и даже генерировать отчеты. Это экономит время и исключает человеческие ошибки, которые могут случиться при ручном заполнении документов.
Как разъяснить преимущества ПЭП и убедить сотрудников?
1. Развеиваем мифы о надежности
Прежде всего, важно объяснить сотрудникам, что ПЭП не уступает бумажным носителям в плане надежности и безопасности. Разъясните, что электронные подписи защищены современными методами шифрования, а документы, подписанные ПЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
2. Показать примеры успешных переходов
Истории успешных переходов на ПЭП помогут убедить сотрудников, что цифровизация не означает потерю безопасности, а наоборот — гарантирует дополнительную защиту документов. Можно привести примеры компаний, которые сэкономили время, деньги и усилия, перейдя на электронный документооборот.
3. Обучение и поддержка
Обучение сотрудников работе с ПЭП — важный шаг. Системы, такие как «Форма», предлагают интуитивно понятный интерфейс и обучение, которое помогает с легкостью освоить новые технологии.
Вывод
Отказ от бумажных документов вызывает сопротивление, поскольку многие считают их более надежными и проверенными. Однако ПЭП не только обладает такой же юридической силой, но и значительно увеличивает безопасность и удобство документооборота. Важно разъяснять сотрудникам все эти преимущества, показывать на примерах и предоставлять поддержку, чтобы процесс перехода прошел гладко и без стресса.
