Компании активно переходят на электронный документооборот, ожидая автоматизации, экономии времени и ресурсов. Однако цифровизация — это не просто замена бумаги на цифру, а изменение рабочих процессов. И если сотрудники не понимают, зачем им новые технологии, даже самая удобная система окажется бесполезной.
📌 Факт: Согласно исследованиям, 70% цифровых проектов терпят неудачу из-за сопротивления персонала. Чтобы этого избежать, важно не просто навязать ПЭП, а вовлечь сотрудников в процесс изменений.
Разбираемся, как сделать цифровизацию комфортной для всех и избежать ошибок.
Почему сотрудники сопротивляются ПЭП?
Любая новая технология воспринимается как дополнительная нагрузка, особенно если объяснений и поддержки со стороны руководства нет.
Основные причины сопротивления:
🔸 Сила привычки – «Мы так всегда работали, и всё было нормально».
🔸 Страх усложнений – «А вдруг это только добавит работы?»
🔸 Недостаток информации – «Мне никто не объяснил, как это поможет».
🔸 Опасение сокращений – «Нас заменят автоматизацией».
📌 Решение: Развеивать мифы и показывать реальные плюсы, делая переход на ПЭП максимально плавным.
Как вовлечь сотрудников в цифровизацию?
Чтобы люди приняли новую систему, нужно не просто дать им доступ к ПЭП, а убедить, что она действительно полезна.
Объяснить, зачем это нужно
❌ Как делать не стоит:
«С завтрашнего дня работаем в новой системе. Разберётесь».
✅ Как делать правильно:
«Мы внедряем ПЭП, чтобы ускорить работу, избавиться от бумажной рутины и упростить контроль».
💡 Пример: В компаниях, которые уделяют внимание разъяснению, уровень принятия ПЭП на 60% выше, чем в тех, где система внедряется без подготовки.
Выделить амбассадоров изменений
✔ Найдите ключевых сотрудников, которые готовы освоить ПЭП первыми.
✔ Дайте им роль наставников – людям проще принимать нововведения от коллег, а не от руководства.
✔ Поддержите этих лидеров – они помогут адаптировать систему под реальные рабочие процессы.
💡 Пример: В одной из компаний внедрение ПЭП шло с трудом, пока не была создана команда из 5 человек, которая тестировала систему и помогала остальным. В итоге срок адаптации сократился на 30%.
Научить, а не заставлять
Частая ошибка – думать, что сотрудники сами разберутся.
✅ Что делать:
✔ Организовать обучение – вебинары, инструкции, пошаговые видео.
✔ Дать возможность тестировать систему – без страха «нажать не туда».
✔ Создать поддержку – чат, канал с ответами на вопросы, FAQ.
💡 Пример: В компаниях, где сотрудники проходят обучение перед внедрением ПЭП, время на адаптацию сокращается в 2 раза.
📌 Платформа «Форма» учитывает эти нюансы: интуитивный интерфейс, минимальные сложности на старте, удобное обучение.
Показывать реальные преимущества
Мало сказать: «Система удобная». Люди должны увидеть, как это работает.
✔ Показать, как ПЭП уже помогла коллегам.
✔ Подчеркнуть конкретные выгоды:
✅ Согласование документов – не за 3 дня, а за 3 часа.
✅ Ошибки исключены – система автоматически проверяет данные.
✅ Не надо бегать за подписями – всё в одном окне.
💡 Пример: Одна компания после внедрения ПЭП сократила количество бумажных документов на 90% и ускорила процессы в 2 раза.
Как избежать саботажа ПЭП?
Если внедрение идёт жёстко и без обсуждения, сотрудники могут просто саботировать систему – игнорировать её, продолжать работать по старинке или использовать её «для галочки».
✔ Гибкий подход – постепенно переводите процессы в ПЭП, а не всё сразу.
✔ Обратная связь – спрашивайте сотрудников, что удобно, а что нет.
✔ Личный пример – если руководство игнорирует ПЭП, сотрудники тоже будут.
📌 Факт: Когда люди видят, что руководство активно использует систему, вовлечённость в процесс повышается на 40%.
💡 В «Форме» уже учтены ключевые факторы успеха: простота внедрения, поддержка пользователей и удобная аналитика.
Итог: цифровизация = вовлечение сотрудников
Без команды ПЭП не заработает.
✔ Объясняйте пользу – не приказами, а фактами.
✔ Дайте время на адаптацию – не ждите мгновенных результатов.
✔ Поддерживайте инициативу – сотрудники должны видеть, что их мнение важно.
Электронный документооборот создан не для усложнения работы, а для её упрощения. Важно, чтобы сотрудники поняли это и приняли.
