ПЭП и юридическая значимость: развенчиваем сомнения сотрудников

Когда компания переходит на электронный документооборот, многие сотрудники сомневаются:

🔹 Законно ли это?
🔹 Не потребуют ли в суде бумажный оригинал?
🔹 Можно ли доверять электронной подписи?

Эти вопросы вполне логичны — люди привыкли считать, что документ без мокрой печати и подписи «от руки» — ненастоящий. Однако законодательство давно признает электронную подпись равнозначной бумажной. Осталось только убедить в этом сотрудников.

ПЭП — это законно?

Короткий ответ: да.

Электронная подпись (ЭП) регулируется законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который четко устанавливает ее юридическую силу. В зависимости от типа подписи, она:

✔️ Гарантирует подлинность документа и его автора.
✔️ Имеет такую же силу, как бумажный оригинал (при усиленной квалифицированной подписи).
✔️ Исключает подделку, так как связана с конкретным пользователем.

Это значит, что договор, подписанный ПЭП, имеет полную юридическую силу — и в суде, и перед контрагентами.

Какие виды электронной подписи бывают?

Чтобы снять сомнения сотрудников, важно объяснить, какие бывают электронные подписи и чем они отличаются.

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

🔹 Это логин + пароль, код из SMS, кнопка «Подписать».
🔹 Подтверждает, что документ отправил конкретный человек, но не защищает от изменений.
🔹 Используется, например, при регистрации на портале Госуслуг.

2. Усиленная неквалифицированная подпись

🔹 Создается с помощью криптографических методов, но не требует сертификации ФСБ.
🔹 Защищает от подделки, но применяется в ограниченных случаях.

3. Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)

🔹 Самая надежная, выдается аккредитованным удостоверяющим центром.
🔹 Полностью заменяет бумажную подпись в суде, с налоговой, контрагентами.
🔹 Документ, подписанный УКЭП, имеет полную юридическую силу.

Если ваша компания использует УКЭП, то все документы абсолютно законны и защищены.

Как убедить сотрудников, что ПЭП надежнее бумаги?

1. ПЭП сложнее подделать

Бумажную подпись можно:
❌ Подделать вручную.
❌ Подписать без ведома владельца.
❌ Уничтожить или потерять документ.

А вот электронную подпись подделать невозможно:

✔️ Каждая подпись уникальна и связана с владельцем.
✔️ Документ защищен от изменений — если кто-то подправит хоть запятую, подпись станет недействительной.
✔️ История подписания хранится, и можно проверить, кто и когда подписал документ.

2. Электронные документы принимаются в суде и госорганах

Сотрудников можно успокоить простым фактом:

Налоговая, суды, банки, Росреестр — все принимают документы с УКЭП без бумажных оригиналов.

Если договор подписан квалифицированной подписью, его не смогут оспорить только потому, что он в цифровом виде.

3. Электронный документооборот удобнее

Если документ подписывается на бумаге:
📌 Нужно напечатать, подписать, отсканировать.
📌 Отправить по почте или курьером, ждать несколько дней.
📌 Где-то его потеряют, и процесс затянется.

А с электронной подписью:
✅ Файл подписывается за секунды.
✅ Автоматически фиксируется время подписания и данные отправителя.
✅ Документ невозможно потерять.

Кроме того, сервисы вроде «Форма» позволяют не только подписывать документы, но и автоматизировать их создание, снижая нагрузку на сотрудников.

Что делать, если сотрудники все равно сомневаются?

📌 Покажите им примеры из жизни. Расскажите, как банки, госорганы, суды уже используют ПЭП.
📌 Объясните, что ПЭП — это быстрее и проще. Люди боятся не самой технологии, а изменений.
📌 Дайте попробовать. Сделайте тестовый документ и покажите, как легко и безопасно он подписывается.

Вывод

Электронная подпись законна, надежна и удобна. Главное — правильно объяснить это команде, развеять страхи и показать преимущества на практике.

Если компания использует качественные сервисы, такие как «Форма», переход на ПЭП становится простым и комфортным, а сотрудники быстро привыкают к новому формату работы.