Дистанционная работа давно перестала быть временной мерой — компании всё активнее переводят сотрудников на удалёнку или гибридный формат. Но это несёт новые вызовы: как подписывать документы, не встречаясь лично? Как защитить данные? Как не утонуть в хаосе согласований?
Традиционные способы подписания — бумага, сканы, курьеры — не подходят для удалённой работы. Именно поэтому всё больше компаний переходят на платформы для электронной подписи (ПЭП), которые позволяют оформлять документы за минуты, а не дни.
Но у многих остаются вопросы: насколько это безопасно? Как убедить сотрудников, что ПЭП — не дополнительная нагрузка, а удобный инструмент? Разберёмся, почему без электронной подписи удалённая работа невозможна.
Удалёнка без ПЭП: 5 ключевых проблем
🚧 Затянутое согласование. Чтобы подписать договор, сотрудник должен приехать в офис или отправить бумагу почтой. Это может растянуться на недели.
🚧 Риски утечки данных. Документы пересылают через мессенджеры или личные почтовые ящики, что увеличивает вероятность потери конфиденциальной информации.
🚧 Юридическая незащищённость. Подписи на сканах не имеют силы, а значит, любой договор в таком виде легко оспорить.
🚧 Неразбериха в документах. Файлы теряются в хаосе рабочих чатов и папок на компьютерах, а нужную версию документа сложно найти.
🚧 Дополнительная нагрузка на сотрудников. Нужно тратить время на распечатывание, сканирование, поездки или ожидание подписей.
Результат — замедление процессов, штрафы за ошибки, потерянные сделки и высокий уровень стресса у сотрудников.
Как ПЭП решает эти проблемы?
1. Подписание из любой точки мира
Сотруднику не нужно приезжать в офис — он может подписать документ из дома, кафе или другой страны. Это особенно важно для компаний с филиалами или удалёнными сотрудниками.
2. Юридическая защита
Электронная подпись приравнена к ручной, что гарантирует юридическую силу документов. В отличие от сканов, такой договор невозможно оспорить.
3. Прозрачность и контроль
Система показывает, кто уже подписал документ, а кто ещё нет. Это помогает контролировать сроки и ускорять процессы.
4. Защита данных на уровне банков
Передача документов идёт по зашифрованным каналам, а доступ получают только уполномоченные сотрудники. Это снижает риски утечек.
5. Упрощённое хранение
Все документы хранятся в единой системе, где их легко найти за секунды.
📍 Сервис «Форма» помогает компаниям упростить документооборот и защитить данные, обеспечивая юридически значимые электронные подписи.
Разве ПЭП — это сложно?
У сотрудников могут возникнуть страхи, что внедрение электронной подписи добавит хлопот. Но на практике всё наоборот:
- Не нужно устанавливать сложные программы — большинство сервисов работает в браузере.
- Не нужно разбираться в юридических нюансах — система автоматически применяет нужный формат подписи.
- Не нужно помнить, где хранится каждый документ — вся история подписаний фиксируется автоматически.
Компании, которые перешли на ПЭП, сокращают время согласования в 5-10 раз и снижают расходы на бумагу, почту и хранение.
А как насчёт безопасности?
Один из главных страхов сотрудников — что с цифровизацией придёт «тотальный контроль». Однако ПЭП не о надзоре, а об удобстве.
- Система фиксирует только факты подписания, но не следит за тем, что делают сотрудники.
- Распределение прав доступа позволяет видеть документы только тем, кому это нужно.
- Защита цифровой подписи исключает подделку, в отличие от сканов и бумажных документов.
Сервис «Форма» предлагает гибкие настройки безопасности и обеспечивает полное соответствие требованиям законодательства, что делает его удобным решением даже для крупных компаний.
Вывод: ПЭП — это не просто удобство, а необходимость
Оперативное согласование — документы подписываются за минуты, а не за дни.
Защита данных — вся информация остаётся внутри компании, без рисков утечек.
Юридическая надёжность — документы невозможно оспорить.
Минимизация стресса — сотрудники тратят меньше времени на бюрократию.
Компании, которые игнорируют ПЭП, теряют скорость, деньги и конкурентные преимущества. Остальные — работают быстрее, эффективнее и безопаснее.
