Почему люди не видят, как ПЭП экономит время?
Когда компания внедряет электронную подпись, ожидается, что сотрудники сразу почувствуют удобство:
✔ документы подписываются за секунды, а не ходят по кабинетам неделями,
✔ нет необходимости печатать, сканировать и передавать бумаги вручную,
✔ файлы не теряются, ведь всё хранится в защищённой системе.
Но на практике реакция часто другая:
🔹 «Не вижу разницы, стало только сложнее!»
🔹 «Опять что-то новое, к чему нужно привыкать!»
🔹 «Раньше подписал на бумаге и забыл, а теперь ещё надо куда-то загружать…»
В чём причина? Люди привыкают к рутине и не замечают, сколько времени уходит на лишние действия.
Как наглядно доказать, что ПЭП ускоряет работу?
1. Покажите разницу «до» и «после» внедрения
Лучший способ убедить сотрудников — не просто рассказывать, а показывать.
📍 Пример:
Было:
📄 Документ на подпись — сотрудник печатает, относит руководителю.
⏳ Руководитель в отъезде — ждём несколько дней.
📥 Подписанный документ нужно отсканировать, разослать и отдать в архив.
⏳ Итог: 3–5 дней, пока документ пройдёт все этапы.
Стало с ПЭП:
✅ Файл загружается в систему и подписывается за пару секунд.
✅ Подпись подтверждается автоматически, и документ сразу доступен в архиве.
⏳ Итог: 3–5 минут вместо нескольких дней.
Такие примеры можно адаптировать под конкретные процессы компании, чтобы сотрудники увидели конкретную экономию времени.
2. Считайте реальные цифры потерь времени
Люди часто недооценивают, сколько времени буквально утекает в никуда. Проведите эксперимент:
📌 Спросите сотрудников, сколько минут уходит на подпись одного документа.
📌 Умножьте это на количество документов в месяц.
📌 Посчитайте, сколько часов (или дней!) уходит только на эту рутину.
📍 Пример: Если на согласование одного документа уходит 30 минут, а таких документов 100 в месяц, то 50 рабочих часов в месяц тратится впустую.
Когда люди видят эти цифры, они понимают, что автоматизация действительно даёт выгоду.
3. Сделайте использование ПЭП интуитивно понятным
Иногда сопротивление связано с тем, что люди не понимают, как пользоваться системой. Если интерфейс сложный, а инструкции написаны канцеляритом, сотрудники будут считать, что работать по старинке проще.
Что поможет:
✔ Короткие видео-инструкции вместо длинных текстов.
✔ Внутренние обучения и демо-сессии, где можно задать вопросы.
✔ Поддержка «цифровых помощников» в коллективе, к которым можно обратиться за разъяснениями.
📍 Пример: Одна компания внедрила систему для работы с ПЭП «Форма» и столкнулась с тем, что сотрудники не понимали, как её использовать. После внедрения простых обучающих роликов сопротивление исчезло, а переход прошёл без стресса.
Вывод: сотрудники не против ПЭП, они просто не видят его плюсов
🚀 Покажите разницу между ручным документооборотом и автоматизированным.
🚀 Подсчитайте реальную экономию времени в цифрах.
🚀 Сделайте использование ПЭП удобным и понятным.
Тогда сотрудники сами захотят отказаться от бумажной рутины и работать быстрее.
