Цифровизация бизнес-процессов — это не просто модный тренд, а необходимость для эффективной работы в условиях быстроменяющегося рынка. Электронные подписи (ПЭП) — ключевая часть этой цифровой трансформации, позволяющая сократить сроки обработки документов, улучшить безопасность и повысить удобство взаимодействия с клиентами и партнерами. Однако среди многих управленцев до сих пор сохраняются опасения по поводу рисков и безопасности перехода на электронное подписание. В этой статье мы развенчаем основные мифы о ПЭП и покажем, как современный сервис автоматизации работы с документами, например «Форма«, может помочь вам управлять изменениями с минимальными рисками для вашей команды.
Миф 1: «Электронная подпись не такая безопасная, как обычная»
Один из самых распространенных мифов о ПЭП — это сомнения в безопасности цифровых подписей. Кому-то кажется, что электронные подписи легко подделать, или что они не обеспечивают такой же уровень защиты, как традиционные подписи на бумажных документах. Однако это далеко от истины.
На самом деле, ПЭП обеспечивает высокий уровень безопасности. Электронная подпись работает на основе криптографических методов, что делает её значительно более защищённой от фальсификаций по сравнению с обычной подписью. Каждый подписанный документ сопровождается уникальным шифром, который невозможно подделать. Чтобы подписать документ, нужно иметь соответствующий цифровой ключ, который хранится в защищённой среде. Это значительно снижает риски и исключает возможность несанкционированного доступа.
Более того, современная система ПЭП позволяет отслеживать каждый этап подписания документа, что помогает обеспечить полный контроль и прозрачность всего процесса.
Миф 2: «Цифровизация — это сложно и требует больших затрат»
Многие компании избегают внедрения ПЭП, считая, что это потребует значительных вложений в технологическую инфраструктуру и обучение сотрудников. Однако на практике внедрение ПЭП может быть гораздо проще и дешевле, чем кажется.
Современные сервисы автоматизации работы с документами, предлагают интегрированные решения для бизнеса. С помощью таких сервисов можно не только настроить систему ПЭП, но и автоматизировать работу с документами: загрузить шаблоны, настроить автозаполнение и многое другое. Процесс внедрения ПЭП и обучения сотрудников можно значительно упростить, используя удобные и интуитивно понятные инструменты.
Для большинства организаций такие сервисы становятся доступными уже на начальных этапах внедрения, так как стоимость их использования существенно ниже, чем затраты на бумажный документооборот и услуги курьерских служб.
Миф 3: «Цифровые подписи не признаны официальными органами»
Некоторые управленцы, особенно в компаниях, работающих с государственными учреждениями, могут сомневаться в юридической силе электронных подписей. Вопрос признания электронных подписей регулируется законодательством, которое признаёт электронные подписи юридически действительными при соблюдении определённых условий.
В России, например, ПЭП регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который гарантирует признание электронной подписи наравне с подписью на бумажных носителях. Организации, использующие ПЭП, могут уверенно подписывать договоры и другие юридические документы, зная, что такие подписи будут приняты и в судебных, и в других официальных инстанциях.
Миф 4: «ПЭП сложны в использовании для клиентов и сотрудников»
Ещё одна распространённая причина, по которой компании откладывают внедрение ПЭП — это опасения, что сотрудники и клиенты не смогут быстро освоить систему. Многие переживают, что процесс получения электронной подписи будет слишком сложным и трудоёмким.
На самом деле, процесс получения и использования ПЭП значительно упростился за последние годы. Сервисы автоматизации работы с документами предлагают интуитивно понятный интерфейс, который не требует длительного обучения. Подписание документов с использованием ПЭП возможно за несколько кликов, а функционал автоматического заполнения шаблонов и подстановки данных помогает избежать ошибок и ускоряет весь процесс.
Сотрудники, которые ранее никогда не использовали ПЭП, смогут освоить систему за короткий период времени, а помощь техподдержки и команды внедрения сервиса всегда доступна при возникновении трудностей.
Миф 5: «Цифровизация документооборота приведет к ошибкам и потерям данных»
Еще одна опасность, о которой часто говорят скептики цифровизации, — это боязнь потери данных или ошибок в процессе автоматизации. Некоторые считают, что хранение документов в электронном виде может привести к их утрате из-за сбоя системы или вирусных атак.
Однако с правильным подходом к выбору сервисов для работы с документами, такие риски сводятся к минимуму. Современные решения для автоматизации документооборота предлагают безопасное хранение данных и регулярное их резервное копирование, используют технологические стандарты безопасности, включая шифрование данных и двухфакторную аутентификацию, чтобы защитить ваши данные от несанкционированного доступа.
Кроме того, переход на цифровой документооборот позволяет существенно улучшить организацию работы с документами, так как вся информация будет собрана и отсортирована в одной системе, что исключает возможность потери или неправильного хранения документов.
Итог
ПЭП и цифровизация документооборота — это не только возможность улучшить безопасность и ускорить процессы, но и способ повысить доверие клиентов и партнёров. Разрушение мифов о рисках цифровизации и грамотное внедрение сервисов автоматизации, таких как «Форма«, позволяет вам оптимизировать процессы с минимальными рисками. Принятие этих технологий — это шаг в будущее, который обеспечит вашей компании конкурентное преимущество и повысит её эффективность.
Какие основные шаги должен предпринять бизнес для безопасного и эффективного внедрения электронных подписей? И есть ли примеры успешного опыта в этой области?
Григорий, спасибо за вопрос! Для безопасного и эффективного внедрения электронных подписей (ЭП) бизнесу следует предпринять следующие шаги: Определите, какие процессы требуют использования ПЭП. Проведите обучение для сотрудников. Убедитесь, что ЭП интегрируется с вашими текущими системами управления документами или воспользуйтесь «Формой». Создайте четкие правила и процедуры по использованию ПЭП. Соберите обратную связь от пользователей.
Примеры успешного опыта включают компании, которые уже внедрили ЭП в свои процессы, такие как банки и страховые компании, где использование ЭП значительно ускорило обработку документов и повысило безопасность операций.