Современный бизнес требует высокой скорости принятия решений и чёткого документооборота. Одним из ключевых процессов, которые отнимают много времени, является согласование договоров. Этот процесс часто сопровождается бумажной волокитой, несогласованностью между отделами, а также риском ошибок, что может значительно замедлить работу компании. Внедрение ПЭП (подписания и электронного документооборота) для согласования договоров – это шаг, который позволит существенно сократить затраты времени и повысить эффективность работы вашей команды.
Как ПЭП помогает экономить до 70% времени на согласовании договоров
Согласование договоров традиционно связано с множеством этапов: обменом документами, сбором подписей, согласованием условий между юридическим, финансовым и другими отделами. Все это занимает немало времени и требует большого внимания. Внедрение ПЭП позволяет минимизировать время, затрачиваемое на каждый этап.
- Автоматизация процесса согласования: Вместо того, чтобы вручную отправлять документы между различными отделами и ждать, пока каждый из них проведет необходимую проверку и подпишет документ, ПЭП позволяет настроить автоматический поток работы. Документы переходят от одного согласующего к следующему без задержек, а напоминания и уведомления делают процесс гораздо более оперативным.
- Уменьшение ошибок: Когда документы проходят через несколько инстанций вручную, возникает риск ошибок, будь то в вычислениях, ошибках в названиях или в самом процессе подписания. ПЭП минимизирует человеческий фактор, автоматически подставляя необходимые данные из баз и справочников, что ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.
- Удобство удаленной работы: В условиях удаленной работы ПЭП становится особенно важным инструментом. Возможность подписания документов в любом месте и в любое время делает процесс согласования гибким и адаптируемым под любые условия.
Советы по использованию ПЭП для оптимизации согласования договоров
Чтобы максимально эффективно использовать ПЭП для согласования договоров, следует учесть несколько важных аспектов:
- Настройка шаблонов документов: Один из ключевых факторов успешного внедрения ПЭП – это создание гибких и многоразовых шаблонов документов, которые могут быть быстро адаптированы под каждый новый договор. Платформы, подобные системе «Форма», позволяют загружать и настраивать шаблоны, что делает процесс составления документов ещё более быстрым.
- Обучение сотрудников: Важно заранее обучить команду правильному использованию системы, показать преимущества перехода на электронное подписание и показать, как это ускоряет их работу. ПЭП, будучи простым в освоении, требует только минимальной подготовки.
- Постоянное обновление данных: Чтобы избежать ошибок в процессе согласования, важно, чтобы все данные (например, реквизиты организаций или контактные данные) обновлялись в реальном времени. ПЭП автоматически подставляет актуальную информацию, благодаря чему данные в документах всегда остаются верными и актуальными.
- Автоматизация уведомлений и напоминаний: Система должна автоматически уведомлять участников процесса о необходимости действий, например, о том, что их подпись требуется, или о том, что документ готов к следующему этапу согласования.
Как сделать процесс внедрения ПЭП понятным и открытым для сотрудников
Важно, чтобы внедрение ПЭП было прозрачным и понятным для всех сотрудников компании. Страхи и сомнения, связанные с новой технологией, могут возникать в любой организации, но важно объяснить команде, как ПЭП повысит не только их личную эффективность, но и улучшит общую работу компании.
- Четкие коммуникации: Объясните сотрудникам, что внедрение ПЭП направлено не на замену их работы, а на её улучшение. Расскажите, как система будет экономить время и снизит рутинные задачи.
- Пошаговое внедрение: Внедрение нового инструмента должно быть постепенным. Начните с простых задач, например, с подписания документов, и постепенно подключайте более сложные процессы, такие как согласование.
- Обратная связь: Важно получать отзывы от сотрудников на каждом этапе внедрения, чтобы оперативно решать возникшие проблемы и корректировать настройки системы.
Поддержка на каждом этапе внедрения ПЭП
Процесс внедрения ПЭП в компанию может быть сложным, однако современная система автоматизации документооборота (например, система «Форма») предлагает обширную поддержку на каждом этапе перехода. Внедрение не должно быть чем-то сложным или страшным. Наоборот, с правильной настройкой и обучением сотрудников, этот процесс может стать лёгким и беспроблемным.
Автоматизация документооборота в компании — это не только о скорости, но и о качестве работы. ПЭП помогает улучшить этот процесс, минимизируя задержки и ошибки, а также повышая общую эффективность работы команды.
Так ли действительно возможно сократить срок подписания документов с помощью электронной подписи?
Иннокентий, спасибо за вопрос! Использование ПЭП для согласования договоров действительно может значительно сократить время на этот процесс. Многие компании сообщают о сокращении времени на согласование и подписание документов до 70%, что связано с несколькими факторами: ПЭП позволяют автоматизировать многие этапы согласования. ПЭП исключают необходимость печати, подписания и сканирования документов. Позволяет подписывать документы из любой точки мира в любое время. Уменьшают вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных или потерей документов.