Любое нововведение воспринимается с подозрением, особенно если кажется, что оно добавляет лишнюю работу. Внедрение Простой Электронной Подписи (ПЭП) — не исключение. Многие сотрудники уверены, что быстрее расписаться на бумаге, чем разбираться с цифровыми инструментами. Как доказать, что ПЭП на самом деле экономит время, а не тратит его?
Почему автоматизация вызывает сопротивление?
Когда сотрудникам говорят: «Теперь будем использовать ПЭП», они представляют:
- Сложные системы и необходимость разбираться в интерфейсе.
- Дополнительные шаги вместо привычного «взял ручку — подписал».
- Ошибки, из-за которых придётся переделывать документы.
И, конечно, появляется главный аргумент: «Мне и так некогда!»
Но в действительности правильно настроенный процесс с ПЭП уменьшает количество действий, а не добавляет их. Главное — показать это на понятных примерах.
Как ПЭП экономит время?
1. Не нужно бегать за подписями
👉 Было: Офис-менеджер готовит договор, распечатывает, несёт на подпись. Руководитель занят — приходится ждать. Затем нужно передать документ другой стороне, которая тоже может задержаться.
⏳ Потеря времени: от 30 минут до нескольких дней.
✅ Стало с ПЭП: Документ подписывается онлайн в любой момент. Руководитель подписывает с телефона за 5 секунд, а контрагент получает его мгновенно.
2. Автоматическое заполнение данных
👉 Было: Менеджер вручную заполняет шаблон договора, копируя ФИО, реквизиты и суммы. Ошибся в одной цифре — переделывай.
⏳ Потеря времени: 10-15 минут на один документ.
✅ Стало с ПЭП: Система автоматически подставляет данные, исключая ошибки. Например, в «Форме» достаточно выбрать контрагента — и реквизиты заполнятся сами.
3. Отсутствие дублирующих процессов
👉 Было: Один документ создаётся несколько раз: сначала в черновике, потом в Word, затем в печатной версии.
⏳ Потеря времени: 30 минут на один документ.
✅ Стало с ПЭП: Одна форма — один документ, который сразу можно подписать.
Как убедить сотрудников, что ПЭП — это удобно?
🔹 Начать с самых загруженных работников. Если бухгалтер или менеджер по продажам поймут выгоду, они станут амбассадорами ПЭП в компании.
🔹 Показать конкретные примеры. Один кейс, где сотрудник сэкономил час, убедит больше, чем десять теоретических аргументов.
🔹 Использовать удобные инструменты. Если система проста, сотрудники быстро оценят её преимущества. Например, «Форма» предлагает интуитивный интерфейс, с которым разберётся даже новичок.
Вывод
Люди сопротивляются автоматизации, потому что боятся, что она усложнит их работу. Но если показать реальные примеры экономии времени, отношение изменится. ПЭП — это не дополнительная нагрузка, а способ разгрузить сотрудников и избавить их от рутинных задач. Главное — правильно объяснить и сделать переход комфортным.
