Удалённая работа давно перестала быть временной мерой. Она стала неотъемлемой частью современного бизнеса. Но вместе с удобством работы из любого места возникли и новые вызовы: как быстро согласовывать и подписывать документы, сохраняя их юридическую силу и минимизируя затраты? Ответом на эти вопросы становится внедрение простой электронной подписи (ПЭП) и автоматизация документооборота.
ПЭП: ключ к быстрой и безопасной работе с документами
Простая электронная подпись — это не только удобный, но и экономичный способ подписания документов в цифровом формате. Её преимущества очевидны:
- Доступность. Для её использования не нужно приобретать сложное оборудование или разрабатывать уникальные системы.
- Скорость. С документами можно работать и подписывать их в режиме реального времени.
- Безопасность. При соблюдении рекомендаций она обеспечивает достаточный уровень защиты для многих видов документов.
Однако для управления документами в удалённом режиме одной только электронной подписи недостаточно. Эффективность многократно возрастает, если интегрировать ПЭП в систему автоматизации документооборота, такую как «Форма».
Какие задачи решает автоматизация в связке с ПЭП?
- Сокращение времени обработки документов.
Без автоматизации на согласование одного договора может уйти до нескольких дней, особенно если сотрудники находятся в разных часовых поясах. Использование платформы с интеграцией ПЭП позволяет сократить этот процесс до нескольких часов. - Минимизация ошибок.
Человеческий фактор остаётся основной причиной ошибок в документообороте. Автоматизация решает эту проблему за счёт автоподстановки данных из проверенных справочников. Например, сервис «Форма» автоматически подгружает реквизиты сторон, сокращая вероятность ошибок. - Удобство хранения и поиска документов.
Системы автоматизации избавляют от необходимости перебирать папки в поисках нужного файла. Все документы хранятся в едином цифровом архиве, а удобный поиск позволяет быстро найти нужный. - Экономия ресурсов.
Снижение затрат на бумагу, печать и курьерскую доставку — это очевидное преимущество. Но не менее важно то, что автоматизация позволяет оптимизировать рабочее время сотрудников.
Как работает ПЭП в автоматизированной системе?
1. Создание и редактирование документа
В системе «Форма» есть готовые шаблоны, созданные профессиональными юристами. Компании могут загрузить и собственные шаблоны.
2. Автоподстановка данных
При создании документа не нужно вручную заполнять реквизиты — система автоматически подгрузит все необходимые данные.
3. Интерактивное редактирование
С помощью вариативных шаблонов можно создавать документы, которые подстраиваются под выбранные условия. Например, при выборе типа заказчика (юридическое лицо, ИП или физическое лицо) система предложит соответствующий текст.
4. Подписание и согласование
После подготовки документа он отправляется на подпись. Использование ПЭП позволяет обойтись без бумажных копий и ускорить процесс согласования.
Почему это важно для удалённой работы?
Проблема: разбросанные команды
Сотрудники работают из дома, из другого города или даже из другой страны. Бумажный документооборот замедляет процесс, а подписывать документы дистанционно традиционными методами неудобно.
Решение: ПЭП и автоматизация
Использование электронных подписей в автоматизированной системе, такой как «Форма», позволяет:
- Отправлять документы на подпись в один клик.
- Получать уведомления о статусе документов в режиме реального времени.
- Исключить необходимость физического присутствия для подписания.
Кейс: как внедрение ПЭП помогло сократить сроки согласования
Компания из сферы недвижимости столкнулась с необходимостью ускорить процесс подписания договоров аренды. Каждый документ требовал нескольких согласований, а сотрудники работали удалённо. Внедрение ПЭП и использование системы «Форма» позволило:
- Сократить время согласования с 7 до 2 дней.
- Снизить ошибки, связанные с ручным вводом данных, на 90%.
- Оптимизировать затраты на курьерскую доставку документов.
Сомнения сотрудников: автоматизация и страх сокращений
Многие сотрудники боятся, что внедрение цифровых инструментов сделает их работу ненужной. Управленцам важно донести, что автоматизация — это не замена людей, а средство для повышения их эффективности.
Например, благодаря системе «Форма» и вариативным шаблонам можно значительно сократить время на подготовку документов. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных задачах, таких как общение с клиентами и поиск новых партнёров.
Как выбрать подходящий инструмент?
Существует множество систем автоматизации документооборота. При выборе важно учитывать:
- Простоту интеграции. Насколько быстро система внедряется и как она вписывается в существующие процессы?
- Функциональность. Подходит ли система для ваших задач?
- Поддержку и обучение. Есть ли помощь со стороны поставщика?
Сервис «Форма» предлагает:
- Простую настройку и интеграцию.
- Готовые юридически выверенные шаблоны.
- Помощь команды внедрения.
Заключение
Переход на электронную подпись в сочетании с автоматизацией документооборота — это не просто шаг в сторону цифровизации. Это возможность для вашей компании стать быстрее, эффективнее и экологичнее.
Автоматизация — это про комфорт и скорость, а не про сокращение сотрудников. Дайте вашей команде инструмент, который сделает их работу проще и продуктивнее.
Начните с малого: внедрите систему автоматизации документооборота, такую как «Форма», и убедитесь, насколько легче станет ваша работа.
Какие конкретные преимущества внедрения электронной подписи можно выделить для удаленных команд в работе с документами?
Анатолий, благодарим за вопрос! Внедрение простой электронной подписи для удаленных команд имеет несколько ключевых преимуществ, такие как:
Упрощение процесса подписания и сокращение времени, необходимого для подписания документов;
Обеспечение высокого уровня безопасности, так как ПЭП защищают документы от подделки и несанкционированного доступа;
Документы могут храниться в электронном виде, что облегчает их организацию и поиск;
Многие платформы для электронных подписей легко интегрируются с существующими системами документооборота (например с «Формой»), что позволяет безболезненно внедрять ПЭП в рабочий процесс.