Когда компания внедряет новую систему, у сотрудников неизбежно появляются страхи и сомнения. ПЭП (подписание электронных документов) часто воспринимается как что-то сложное, запутанное и требующее дополнительного времени. Люди боятся, что вместо удобства получат новую головную боль: бесконечные инструкции, ошибки в системе и необходимость учиться заново.
Но реальность совсем другая. ПЭП не добавляет сложностей — она избавляет от рутинных задач. В этой статье разберёмся, как правильно объяснить это команде и сделать так, чтобы сотрудники сами захотели перейти на электронные документы.
Почему люди боятся ПЭП?
Главная проблема — психологический барьер. Люди привыкли работать с бумажными документами, знают, где что подписать, куда отнести и у кого спросить. Цифровизация воспринимается как что-то незнакомое и рискованное.
🔹 «Система будет глючить, а документы потеряются»
— Люди привыкли к физическим папкам и боятся, что электронные файлы исчезнут.
🔹 «Придётся разбираться в сложных инструкциях»
— Если новый инструмент выглядит пугающе, сотрудники заранее отвергают его.
🔹 «Теперь мне придётся делать больше работы»
— Многие думают, что цифровые процессы означают дополнительные обязанности.
🔹 «Я не разбираюсь в технологиях, а помощи не будет»
— Некоторым кажется, что их просто оставят один на один с новой системой.
Эти опасения нужно развеять, иначе сотрудники будут саботировать нововведения.
Как показать, что ПЭП облегчает работу?
Чтобы люди не воспринимали ПЭП как проблему, нужно продемонстрировать его удобство на реальных примерах.
1️⃣ Показать, сколько времени теперь экономится
Люди ценят время, а не красивые слова о технологиях.
📌 Как было раньше:
— Распечатать документ.
— Подписать вручную.
— Отнести в другой кабинет.
— Ждать подписи начальника.
— Вернуть обратно в архив.
⏳ В итоге — от нескольких часов до нескольких дней потраченного времени.
📌 Как с ПЭП:
— Открыть документ.
— Подписать в пару кликов.
— Отправить автоматически.
⏳ Теперь — всего пара минут.
Когда сотрудники видят разницу, им становится очевидно: ПЭП убирает лишнюю работу, а не добавляет её.
2️⃣Использовать понятную систему
Чем проще инструмент, тем легче его принять.
Если ПЭП сложен и требует многодневного обучения, сопротивление неизбежно. Важно выбрать интуитивно понятный сервис, который не пугает интерфейсом и не требует специальных знаний.
📍 «Форма» — это как раз такой инструмент:
✅ Работает в браузере, не нужно устанавливать программы.
✅ Подпись в один клик, без сложных настроек.
✅ Удобно даже для тех, кто не дружит с технологиями.
Когда сотрудники видят, что им не придётся ничего учить, страх перед ПЭП исчезает.
3️⃣Объяснить, что ответственность не увеличится
Один из главных страхов: «Теперь мне придётся отвечать за ещё больше документов».
📌 Реальность: ПЭП не добавляет работы, а перекладывает рутинные задачи на систему.
✔️ Не нужно бегать за подписями.
✔️ Не нужно заполнять одни и те же бумаги по несколько раз.
✔️ Не нужно следить за архивами — документы хранятся автоматически.
Сотрудники должны понять: ПЭП работает на них, а не наоборот.
4️⃣Дать попробовать на простом примере
📌 Пример внедрения:
1️. Начать с простого — например, с подписания отпускных заявлений через ПЭП.
2️. Показать на практике: провести мини-презентацию, где все попробуют подписать документ за 10 секунд.
Если люди увидят, как быстро и легко это работает, страх перед ПЭП уйдёт сам собой.
Вывод: ПЭП — это про удобство, а не сложности
✅ Объясняйте выгоды через экономию времени.
✅ Выбирайте удобный сервис, такой как «Форма».
✅ Доказывайте, что ПЭП снимает нагрузку, а не добавляет её.
✅ Дайте сотрудникам попробовать систему без давления.
Когда люди понимают, что ПЭП делает их работу проще, они не просто принимают его — они сами начинают им пользоваться. 🚀
