Компании внедряют электронный документооборот, ожидая, что он ускорит работу, снизит расходы и упростит контроль. Но как понять, действительно ли система приносит пользу?
📌 Факт: Без конкретных данных управленцы рискуют остаться на уровне субъективных оценок. Нужны цифры и метрики, подтверждающие эффективность.
Разбираемся, какие показатели важны и как их измерять.
Скорость обработки документов 🔍
Как было:
✔ Согласование договора занимало 5 дней.
✔ Поиск документа в бумажных архивах – 20 минут.
✔ Подписание требовало нескольких встреч в офисе.
Как стало с ПЭП:
✅ Документы подписываются в 1 клик – время сокращается до нескольких часов.
✅ Архив цифровой – документ находится за секунды.
✅ Дистанционная работа – сотрудники согласовывают документы из любой точки мира.
📌 Как измерить?
- Среднее время обработки документа до и после ПЭП.
- Количество согласованных документов за единицу времени.
💡 Пример: После внедрения «Формы» компания ускорила согласования на 60%.
Снижение затрат на документооборот 💰
Как было:
✔ Бумага, картриджи, принтеры – до 5% бюджета.
✔ Курьеры для передачи документов – до 500 000 руб. в год.
✔ Хранение документов – до 25% офисного пространства.
Как стало:
✅ Нет затрат на бумагу, чернила и печать.
✅ Документы пересылаются мгновенно – без курьеров.
✅ Архив в облаке – не нужно платить за аренду хранилищ.
📌 Как измерить?
- Сравнить расходы на бумажный документооборот до и после внедрения ЭДО.
- Оценить экономию на доставке и хранении.
💡 Пример: Компания отказалась от бумаги и сэкономила 1,2 млн рублей в год.
Снижение количества ошибок и потерь документов 🔐
Как было:
❌ 10% документов терялись в процессе согласования.
❌ Ошибки при ручном заполнении приводили к возвратам и переделкам.
Как стало с ЭДО:
✅ Все версии документов хранятся в системе – ничего не теряется.
✅ Автоматические проверки предотвращают ошибки.
✅ Электронная подпись исключает подделку документов.
📌 Как измерить?
- Количество потерянных документов до и после внедрения ЭДО.
- Процент исправленных ошибок после автоматизации.
💡 Пример: Ошибки при заполнении документов снизились на 85%, потери документов – до 0%.
Повышение прозрачности процессов 📊
Как было:
📍 Начальство не знало, на каком этапе застрял документ.
📍 Контроль исполнения был сложным и требовал дополнительных отчетов.
Как стало:
✅ В ЭДО видно, кто и когда подписал документ.
✅ Можно в реальном времени отслеживать статус.
✅ Автоматические напоминания ускоряют процесс.
📌 Как измерить?
- Время реакции сотрудников на документы.
- Количество завершенных задач без напоминаний.
💡 Пример: Руководство сократило время на контроль на 40% благодаря прозрачности ЭДО.
Итог: как оценить эффективность ЭДО и ПЭП?
✔ Скорость работы – сколько времени теперь уходит на согласования?
✔ Финансовая выгода – на сколько сократились расходы?
✔ Качество документооборота – снизилось ли число ошибок?
✔ Контроль и прозрачность – насколько проще управлять процессами?
🚀 ПЭП – это не просто удобство, а конкретные бизнес-результаты. Измеряйте их и оптимизируйте работу компании с «Формой».
