Одна из главных тревог управленцев при переходе на ПЭП — потеря контроля. Бумажные документы можно подержать в руках, пронумеровать, поставить печать, а вот цифровые вызывают вопросы: где они хранятся, кто их подписал, не потеряется ли важная информация? На самом деле, ПЭП не только не снижает контроль, но и делает его гораздо удобнее, прозрачнее и безопаснее.
1. Полная прозрачность: кто, когда и что подписал
В бумажном документообороте легко потерять важные файлы, забыть, кто из сотрудников должен подписать документ, и в какой стадии он находится. С ПЭП таких проблем не возникает.
Что даёт ПЭП?
✅ Фиксирует каждое действие: кто создал документ, кто подписал, когда и каким способом.
✅ Исключает подделки: подделать электронную подпись сложнее, чем подрисовать автограф в бумажном договоре.
✅ Автоматически сохраняет все версии документа — можно всегда вернуться к предыдущей.
📍 Пример: Если в компании используют «Форму», руководитель может зайти в систему и в один клик посмотреть статус любого документа — подписан он, на чьём согласовании находится, и какие изменения вносились. Это исключает ситуацию, когда договор «застрял на столе» у кого-то из сотрудников.
2. Ускорение согласований и удобный мониторинг
Одна из главных проблем контроля на бумаге — сложные согласования. Документы могут неделями лежать у сотрудников, передаваться вручную или по почте, теряться в стопке других бумаг.
С ПЭП согласование происходит в несколько раз быстрее:
🔹 Документ отправляется на подпись автоматически.
🔹 Подписать его можно с любого устройства и из любой точки мира.
🔹 Руководитель видит, на каком этапе процесс и у кого сейчас документ.
📍 Пример: В одной компании руководитель отдела каждую неделю получал пачку договоров на подпись, и часть из них терялась или задерживалась. После внедрения ПЭП он просто заходит в систему, видит все ожидающие подписи документы и подписывает их за минуту.
3. Исключение человеческого фактора
Часто контроль документов зависит от сотрудников: кто-то забыл передать договор, кто-то потерял бумагу, кто-то не заметил ошибку. Это приводит к задержкам, проблемам с отчётностью и даже финансовым потерям.
С ПЭП:
✅ Система сама уведомляет, если документ требует подписи.
✅ Исключены ошибки в датах, номерах документов, ФИО.
✅ Можно настроить автоматическую маршрутизацию: документ сам пойдёт к нужным сотрудникам по заранее заданной цепочке.
📌 Совет: Используйте платформы вроде «Формы», которые позволяют настроить удобный маршрут согласования. Это особенно полезно в крупных компаниях, где документы проходят через несколько уровней управления.
4. Доступ к архиву в любой момент
Когда документы хранятся в бумажном виде, чтобы найти нужный, приходится перерывать папки, обращаться в архив, ждать ответа от коллег. Это отнимает время и создаёт неудобства.
С ПЭП все документы хранятся в цифровом архиве с удобным поиском:
🔍 По дате
🔍 По названию или номеру
🔍 По фамилии подписанта
📍 Пример: Руководитель отдела хочет проверить старый договор. Вместо того чтобы просить секретаря найти его в бумагах, он вводит номер договора в системе и за секунды получает нужный файл с подписью.
5. Повышенная безопасность
Некоторые управленцы считают, что цифровые документы уязвимы. Однако ПЭП, наоборот, повышает безопасность:
🔐 Доступ к документам регулируется — никто посторонний их не увидит.
🔐 Все изменения фиксируются в системе — нельзя подменить файл незаметно.
🔐 Документы защищены от потери — даже если компьютер сломается, файлы останутся в облаке.
Итог: контроль с ПЭП становится проще, а не сложнее
🚀 Все документы в одном месте — не нужно искать бумажные копии.
🚀 Подписание и согласование быстрее — процесс полностью прозрачный.
🚀 Безопасность выше — никто не сможет подделать подпись или внести изменения без ведома руководства.
Если внедрение ПЭП вызывает вопросы, важно выбрать удобную платформу. Это позволяет руководителям контролировать процессы и быть уверенными в безопасности всех операций.
