Цифровизация оформления контрактов и актов выполненных работ: как автоматизация ускоряет процессы и улучшает взаимодействие с подрядчиками

В условиях динамичного рынка и высокой конкуренции ускорение всех процессов становится одной из ключевых задач для организаций, стремящихся сохранить и увеличить свою прибыль. Одним из таких процессов является оформление контрактов и актов выполненных работ, которые требуют множества согласований, подписей и точности в данных. Стандартное оформление документов вручную требует времени и сопряжено с рисками ошибок, что может замедлить процесс завершения сделок и задержать сдачу объектов. Для решения этой проблемы активно внедряются цифровые технологии, и одним из наиболее эффективных инструментов в этой сфере является автоматизация документооборота.

В этой статье мы рассмотрим, как цифровизация и автоматизация процессов оформления контрактов и актов выполненных работ могут значительно ускорить взаимодействие с подрядчиками, улучшить контроль за процессами и снизить вероятность ошибок.

Проблемы традиционного оформления контрактов и актов выполненных работ

Оформление контрактов и актов выполненных работ является неотъемлемой частью деятельности практически любой компании. Однако традиционный процесс подготовки и подписания этих документов имеет несколько важных недостатков:

1. Задержки из-за вручную заполняемых данных. Контракты и акты часто требуют ввода большого объема данных, таких как информация о сторонних организациях, сроках, условиях и другие важные параметры. Этот процесс обычно осуществляется вручную, что увеличивает время, затраченное на оформление.
2. Ошибки при заполнении и согласовании. Даже опытные сотрудники могут допустить ошибки при заполнении данных, что приведет к неточности в договоре или акте. Такие ошибки требуют времени для исправления, а иногда — для переподписания документов.
3. Зависимость от скорости контрагентов. В случае, когда стороны договора или акта находятся в разных местах, задержки в подписании и возвращении документов могут существенно замедлить процесс.
4. Отсутствие централизованного контроля. В традиционных процессах документы часто хранятся в разных местах, и контроль за их состоянием и согласованиями может быть затруднен, особенно при большом объеме сделок.

Как цифровизация ускоряет оформление контрактов и актов выполненных работ

Автоматизация документооборота позволяет значительно повысить скорость оформления документов и взаимодействия с подрядчиками. Цифровизация помогает устранить многие из вышеупомянутых проблем, а также предоставляет целый ряд дополнительных преимуществ, которые делают процесс более прозрачным, контролируемым и быстрым.

1. Автоматическое заполнение данных

Одним из самых больших преимуществ автоматизации является возможность подстановки данных в документы без необходимости их ручного ввода. Например, в сервисе Форма можно настроить автоматическую подстановку информации о контрагентах, ФИО, реквизитах организаций и других данных из централизованных справочников. Это позволяет избежать ошибок, ускоряет процесс оформления документов и исключает необходимость перепроверки вручную введенных данных.

2. Гибкие и интеллектуальные шаблоны

Форма предоставляет доступ к огромной базе готовых шаблонов документов, разработанных юристами. Это значительно ускоряет процесс создания документов, так как сотрудникам не нужно разрабатывать их с нуля. Более того, система позволяет загрузить собственные шаблоны из Word-файлов и адаптировать их под нужды компании. Важным преимуществом является возможность использовать интеллектуальные шаблоны с функцией вопросов: например, при заполнении договора или акта система предложит вариант ответа на вопрос «Кто является заказчиком?» — «Юридическое лицо», «ИП» или «Физическое лицо», после чего текст автоматически подстраивается под выбранный вариант. Это сокращает время на создание документа и повышает его точность.

3. Скорость согласования и подписания

Одним из важнейших факторов при оформлении контрактов и актов выполненных работ является скорость их подписания. В условиях обычной бумажной работы подписанты могут находиться в разных местах, и процесс подписания может затянуться. С помощью электронных подписей и автоматизации согласований можно ускорить этот процесс, позволив всем участникам подписывать документы удаленно. В случае с сервисом Форма подписания документов происходят через интеграцию с системой электронных подписей, что исключает задержки и ускоряет завершение сделок.

4. Централизованный учет и контроль

Цифровизация документооборота позволяет централизовать хранение всех документов и отслеживать их состояние на каждом этапе — от создания до подписания и хранения. С помощью системы Форма можно установить параметры контроля за сроками подписания, а также отслеживать, кто и когда подписал каждый документ. Это не только ускоряет процессы, но и позволяет улучшить прозрачность и отчетность внутри компании.

5. Уменьшение зависимости от квалификации сотрудников

В ряде организаций, где работа с документами традиционно требует высококвалифицированных специалистов, автоматизация значительно снижает требования к квалификации сотрудников. В некоторых компаниях благодаря автоматизации удается снизить требования к квалификации сотрудников до 90%. Например, в риэлторских агентствах и туроператорах, где ранее было необходимо нанимать опытных юристов для составления и проверки договоров, сейчас с помощью Форма можно обучить сотрудников базовым навыкам работы с системой, что повышает общую продуктивность и снижает затраты на кадровые ресурсы.

Сравнение с другими системами

На рынке существует несколько решений для автоматизации документооборота. Однако Форма обладает уникальной гибкостью и функциональностью. Многие системы предлагают базовые инструменты для создания и подписания документов, но не предоставляют такой степени настройки шаблонов и автоматической подстановки данных.

К примеру, многие решения ограничены только базовыми формами, что может замедлить процесс и требовать дополнительных усилий от сотрудников. В отличие от этого, Форма позволяет максимально автоматизировать процесс, предлагая продвинутые функции, такие как интеграция с базами данных и использование гибких шаблонов, которые могут быть адаптированы под специфические требования бизнеса.

Выводы

Цифровизация оформления контрактов и актов выполненных работ значительно ускоряет процессы, минимизирует вероятность ошибок и повышает эффективность взаимодействия с подрядчиками. Внедрение систем автоматизации, таких как Форма, позволяет не только упростить и ускорить работу с документацией, но и снизить затраты на квалификацию сотрудников, а также улучшить контроль за выполнением обязательств. В итоге это дает возможность компаниям быстрее заключать сделки и сдавать объекты.

Если вы хотите ускорить процессы оформления контрактов и улучшить взаимодействие с подрядчиками, стоит обратить внимание на сервис автоматизации работы с документами Форма. Подробнее о возможностях этого сервиса можно узнать на официальном сайте Форма.