Автоматизация оформления сделок: как цифровизация меняет подход к документообороту

В условиях современного бизнеса, где скорость и точность играют ключевую роль, автоматизация процессов оформления сделок становится не просто желательной, а необходимой. Управленцы, начальники отделов и корпоративные юристы сталкиваются с постоянным потоком документов, и их задача — обеспечить эффективное и безопасное управление этим потоком. В этой статье мы рассмотрим, как автоматизация помогает снизить время на согласование документов и сделать сделки более безопасными и быстрыми.

Проблемы традиционного документооборота

Традиционные методы оформления сделок часто связаны с длительными процессами согласования и рисками, связанными с человеческим фактором. Ручное заполнение документов, необходимость пересылки их по электронной почте и постоянные правки могут занимать много времени и приводить к ошибкам. Особенно это актуально для таких сфер, как недвижимость, туризм и юридические услуги, где каждая мелочь имеет значение.

Время — деньги

По данным различных исследований, на согласование документов в среднем уходит от 30% до 50% рабочего времени сотрудников. Это время можно было бы потратить на более стратегические задачи, такие как развитие бизнеса или улучшение клиентского сервиса. Поэтому автоматизация документооборота становится не только вопросом удобства, но и вопросом финансовой целесообразности.

Преимущества автоматизации оформления сделок

Автоматизация процессов оформления сделок позволяет значительно сократить время, необходимое для согласования документов, и снизить вероятность ошибок. Рассмотрим основные преимущества автоматизации:

1. Снижение времени на оформление документов

Сервисы автоматизации, такие как «Форма», предлагают огромную базу готовых документов, созданных профессиональными юристами. Это позволяет значительно сократить время на подготовку необходимых бумаг. Например, вместо того, чтобы разрабатывать договор с нуля, сотрудники могут выбрать из готовых шаблонов и адаптировать их под свои нужды.

2. Упрощение процесса заполнения

С помощью авто-подстановки значений из справочников, таких как ФИО и реквизиты организаций, пользователи могут избежать рутинной работы по ручному заполнению данных. Это не только ускоряет процесс, но и минимизирует риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

3. Интуитивно понятный интерфейс

По отзывам клиентов, «Форма» обладает самым дружелюбным интерфейсом на рынке. Это позволяет сотрудникам быстро освоить работу с сервисом, что особенно важно для новых работников. Удобный интерфейс также способствует повышению общей продуктивности команды.

4. Вариативность шаблонов

Автоматизация позволяет использовать вариативные шаблоны, которые подстраиваются под контекст. Например, функция «вопроса» позволяет задавать вопросы, такие как «Кто является заказчиком в Договоре?» с вариантами ответа «Юридическое лицо», «ИП» или «физическое лицо». В зависимости от выбранного варианта, целые блоки текста будут меняться, что делает процесс оформления документов более гибким и адаптированным под конкретные нужды.

5. Снижение требований к квалификации сотрудников

Одним из значительных преимуществ автоматизации является снижение требований к квалификации сотрудников. Например, в таких потоковых организациях, как туроператоры или риэлторы, автоматизация позволила снизить требования по квалификации до 90%. Это означает, что новые сотрудники могут быстрее включаться в работу, а компании могут экономить на обучении.

Как выбрать подходящий сервис для автоматизации?

Существует множество сервисов, предлагающих автоматизацию документооборота. При выборе подходящего инструмента важно учитывать несколько факторов:

1. Функциональность: Убедитесь, что сервис предлагает необходимые функции, такие как готовые шаблоны, авто-подстановку значений и возможность загрузки собственных документов.
2. Удобство использования: Интуитивно понятный интерфейс поможет снизить время на обучение сотрудников и улучшить общую эффективность работы.
3. Отзывчивость поддержки: Наличие качественной технической поддержки — важный аспект, который может сыграть ключевую роль в случае возникновения проблем.
4. Стоимость: Сравните цены на различные сервисы и убедитесь, что выбранный инструмент соответствует вашему бюджету, при этом обеспечивая необходимую функциональность.
5. Отзывы пользователей: Ознакомьтесь с мнениями других компаний, использующих данный сервис. Это поможет вам понять, насколько он эффективен и подходит для ваших нужд.

Пример использования сервиса «Форма«

Предположим, ваша компания занимается арендой коммерческой недвижимости. Каждый раз, когда вы заключаете новый договор аренды, вам необходимо подготовить документы, которые могут включать в себя:

• Договор аренды
• Приложения с описанием объекта
• Протоколы осмотра

С помощью сервиса «Форма» вы можете быстро найти готовый шаблон договора аренды, адаптировать его под конкретные условия сделки и автоматически заполнить все необходимые поля, такие как данные арендатора и арендодателя.

Шаги использования:

1. Выбор шаблона: Войдите в систему и выберите шаблон договора аренды из обширной базы данных.
2. Автозаполнение: Используйте функции авто-подстановки для заполнения стандартных полей, таких как названия сторон, адреса, сроки аренды и т.д.
3. Адаптация текста: Если необходимо внести изменения в условия договора, вы можете легко отредактировать текст в нужных местах.
4. Загрузка дополнительных документов: Если у вас уже есть подготовленные приложения или протоколы, вы можете загрузить их в систему, что сэкономит время на повторную работу.
5. Согласование: После завершения редактирования вы можете отправить документ на согласование другим участникам процесса, используя встроенные функции электронного документооборота.
6. Хранение и доступ: Все документы будут храниться в одном месте, обеспечивая легкий доступ к ним для всех заинтересованных сторон.

Заключение

Автоматизация оформления сделок — это не просто тренд, а необходимость для современных компаний, стремящихся повысить свою эффективность и снизить операционные риски. Сервисы, такие как «Форма», предлагают множество возможностей для оптимизации документооборота, что позволяет компаниям сосредоточиться на более стратегических задачах.

Инвестиции в автоматизацию помогут не только сократить время на согласование документов, но и сделать сделки более безопасными и надежными. Если вы хотите узнать больше о том, как «Форма» может помочь вашей компании, посетите сайт сервиса и откройте для себя новые возможности для оптимизации бизнес-процессов